Cambiano le regole per le trasferte dei dipendenti. I pagamenti con carta, l’uso dell’auto personale, gli scontrini: quali sono le novità

Arrivano novità per le trasferte di lavoro, dopo che nel 2025 sono entrate in vigore disposizioni che modificano la gestione dei rimborsi spese dei dipendenti. Si punta a ridurre l’uso del contante e rendere i controlli fiscali più efficaci. Le aziende sono chiamate ad aggiornare i regolamenti interni, mentre lavoratori e collaboratori devono prestare maggiore attenzione sia a come pagano durante le trasferte sia a come documentano ogni spesa, così da rendere i rimborsi più trasparenti e facilmente verificabili.

I tipi di rimborso

Le formule di rimborso restano tre, ma con conseguenze differenti sul piano fiscale. Il rimborso forfettario prevede un importo giornaliero fisso, stabilito dall’azienda, che copre le spese senza obbligo di scontrini o ricevute. Quello analitico, invece, rimborsa solo i costi effettivamente sostenuti e documentati, come vitto, alloggio, trasporti e altre voci legate alla trasferta. Esiste poi la modalità mista, che combina una quota fissa con il rimborso di spese specifiche, da documentare. La scelta incide sulla tassazione, perché non tutte le somme restituite al dipendente sono automaticamente esenti.

L’uso dell’auto personale per lavoro

Resta possibile utilizzare l’auto personale per motivi di lavoro, con rimborso chilometrico non tassato entro i limiti delle tabelle Aci. Servono però condizioni precise. Lo spostamento deve essere autorizzato, coerente con l’attività lavorativa e correttamente registrato. Diventa, quindi, essenziale una tracciabilità interna puntuale, con documentazione aziendale ordinata e completa.

La tracciabilità dei pagamenti

La novità più rilevante è la tracciabilità dei pagamenti. Per mantenere i benefici fiscali, le spese di trasferta devono essere sostenute quasi esclusivamente con strumenti elettronici (carte, bonifici, app di pagamento). Il contante non scompare del tutto, ma viene relegato a casi limitati, altrimenti comporta la perdita di benefici fiscali. Di pari passo cresce il peso della documentazione. Scontrini, ricevute e fatture devono essere leggibili e coerenti con la trasferta e deve essere ricostruibile anche la modalità di pagamento.