Smart working

L’emergenza Coronavirus ha costretto molte aziende ad accelerare una rivoluzione digitale nel mondo del lavoro. Molte aziende, a seguito dei primi provvedimenti restrittivi adottati dal Governo, hanno fatto ricorso allo smart working, con l’obiettivo di non interrompere la propria attività, ma cercando ridurre al minimo i rischi e le possibilità di contagio tra le persone.

E così si è fatto un gran parlare di lavoro agile, tra le aziende, tra le Pubbliche Amministrazioni, nell’informazione e nel mondo del lavoro in generale. Il concetto di smart working è stato avvolto in un alone di confusione e quello che si è svolto in questo periodo di emergenza epidemiologica non ha nulla a che vedere con gli obiettivi e le finalità del cd. lavoro agile.

Fare smart working (o meglio adottare modelli organizzativi basati sul lavoro agile), dunque, non vuol dire semplicemente lavorare da casa. Vuol dire ben altro. Il lavoro agile è stato concepito come un mezzo per le imprese e le pubbliche amministrazioni di modernizzare l’organizzazione del lavoro e per i lavoratori di conciliare l’attività lavorativa con la vita sociale.

In questa guida cerchiamo quindi di fare chiarezza sul tema e cercheremo di delineare il quadro normativo e di fornire tutte quelle informazioni utili e necessarie per attivare lo strumento in maniera consapevole.

Cos’è lo smart working? Obiettivi e finalità dello strumento

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Lo smart working (o lavoro agile) è una forma di organizzazione del lavoro che coinvolge aziende, persone e ambiente e si può definire come un modello organizzativo in grado di portare notevoli vantaggi alle imprese che lo adottano in termini di produttività, competitività, raggiungimento degli obiettivi, welfare e qualità della vita del lavoratore.

La modalità di lavoro agile ha infatti la finalità di concedere ai lavoratori flessibilità e autonomia:

  • nella scelta degli spazi;
  • degli orari di lavoro;
  • degli strumenti da utilizzare per lo svolgimento delle attività.

L’obiettivo che si propone l’azienda è una maggiore responsabilizzazione delle risorse sui risultati da raggiungere. Questa modalità di svolgimento della prestazione è volta dunque a permettere una maggiore produttività ed efficienza del lavoro attraverso la razionalizzazione delle risorse strumentali disponibili e una efficace misura per la conciliazione tra vita lavorativa e vita familiare.

La legge sul lavoro agile

Il lavoro agile è disciplinato dalla legge del 22 maggio 2017, n. 81, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 135 del 13 giugno 2017, ed entrata in vigore il 14 giugno 2017. Lo smart working (o lavoro agile) è una modalità alternativa di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, stabilita mediante accordo scritto tra le parti, senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro.

La prestazione lavorativa subordinata agile è svincolata:

  • da un luogo fisico obbligatorio di svolgimento dell’attività;
  • dal rispetto di un determinato orario di lavoro;
  • dal un controllo diretto da parte del datore di lavoro.

La prestazione può quindi essere eseguita in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, senza una postazione fissa ed entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

La legge n. 81/2017 rimette all’accordo individuale tra le parti la determinazione delle condizioni specifiche di lavoro nell’ambito dell’attività prestata in smart working. In particolare l’accordo dovrà contenere i seguenti elementi:

  • la forma scritta ai fini della regolarità amministrativa e della prova;
  • regolare l’esecuzione della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e dagli strumenti utilizzati dal lavoratore;
  • individuare i tempi di riposo e le misure tecniche ed organizzative per assicurare tempi di disconnessione del lavoratore dalle strumentazione tecnologiche di lavoro;
  • regolare l’esercizio del potere di controllo del datore di lavoro sulla prestazione resa all’esterno dei locali aziendali, compatibilmente con i limiti imposti dall’art. 4 L. 300/1970 (cd. “controlli a distanza”) e individuare le condotte che possono dare luogo a sanzioni disciplinari;
  • in relazione all’oggetto della prestazione, è possibile introdurre forme di organizzazione per fasi, cicli ed obiettivi aziendali.

L’accordo può essere a tempo determinato o indeterminato. In caso di accordo a tempo indeterminato, si potrà risolvere mediante comunicazione con un preavviso non inferiore a 30 giorni (salvo l’ipotesi di giustificato motivo che consente la risoluzione immediata). Viceversa, nell’ipotesi di accordo a termine, il recesso sarà consentito prima della scadenza del termine fissato dalle parti, solo in presenza di un giustificato motivo.

La legge riconosce in favore del dipendente che lavora in modalità agile alcune tutele specifiche, volte a prevenire i diversi casi che possono accompagnarsi alla situazione. Innanzitutto, al fine di evitare discriminazioni, la legge chiarisce che il lavoratore che svolge la prestazione in smart working ha diritto ad un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato nei confronti dei lavoratori che svolgono le medesime mansioni in azienda.

Il lavoratore agile ha inoltre diritto agli incentivi di carattere fiscale e contributivo eventualmente riconosciuti in relazione agli incrementi di produttività ed efficienza del lavoro subordinato.

La sicurezza del lavoratore agile

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Lo svolgimento della prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali incide anche sulla sicurezza del lavoratore. Secondo l’art. 18, L. 81/2017, “il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attività lavorativa”.

La legge disciplina successivamente gli obblighi del datore di lavoro e del lavoratore. In particolare, l’art. 22, L. 81/2017 impone due obblighi:

  • il datore di lavoro deve garantire la salute e la sicurezza del lavoratore agile e deve consegnare al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici, connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro.
  • il lavoratore deve invece cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali.

In termini pratici, il datore di lavoro deve necessariamente:

  • elaborare un documento di valutazione dei rischi (cd. “DVR”) che tenga conto delle attività prestate fuori dai locali aziendali, con tutte le difficoltà del caso nell’individuazione dei rischi generali e specifici;
  • redigere l’informativa scritta in modo sufficientemente chiaro ed esauriente per il lavoratore;
  • rispettare gli obblighi ex D.lgs. 81/2008 (Testo Unico Sicurezza), come ad esempio fornire i dispositivi di protezione individuale, inviare i lavoratori alla visita medica, etc.

Il lavoratore agile viene anche tutelato per il c.d. infortunio in itinere come previsto dall’art. 23 della L. 81/2017, che disciplina le ipotesi di infortuni occorsi durante “il normale percorso di andata e ritorno dal luogo di abitazione a quello prescelto per lo svolgimento della prestazione all’esterno dei locali aziendali, […] quando la scelta del luogo della prestazione sia dettata da esigenze connesse alla prestazione, necessità di conciliare esigenze di vita e di lavoro e risponda a criteri di ragionevolezza”. In ragione di questa tutela, si pone il quesito se sia o meno opportuno, o ancor più, legittimo limitare la scelta dei luoghi ove svolgere la prestazione lavorativa in modalità agile.

Lo smart working semplificato per l’emergenza Coronavirus

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I vari DPCM che hanno introdotto regole speciali per gestire l’emergenza Coronavirus (la prima misura sul lavoro adottata a livello nazionale è stata introdotta dal DPCM del 4 marzo 2020, l’ultima è contenuta nel DPCM del 7 settembre 2020) hanno esteso lo smart working “emergenziale” su tutto il territorio, consentendo, in via straordinaria, l’attivazione del lavoro agile in forma semplificata in assenza dell’accordo individuale con il dipendente.

La nuova procedura semplificata di ricorso allo smart working consente di attivare questa modalità di lavoro beneficiando di due importanti semplificazioni procedurali: non è necessario l’accordo con il lavoratore, e l’informativa sui rischi generali per la salute e sicurezza sul lavoro si può inviare con modalità telematica (es. via email), anche avvalendosi dei moduli presenti sul sito INAIL.

Per dare applicazione concreta a queste novità, ciascun datore di lavoro potrà procedere senza particolari formalità. Una volta presa la decisione di ricorrere al lavoro agile, potrà quindi comunicare direttamente al singolo dipendente (o a gruppi più estesi, se il provvedimento si applica collettivamente) la decisione di richiedere lo svolgimento della prestazione in modalità “agile”, allegando (contestualmente o con una comunicazione separata) anche l’informativa sui rischi per la sicurezza.

Una volta compiuti questi passaggi, resta da effettuare la comunicazione telematica agli organi competenti. Il Ministero del Lavoro ha pubblicato una guida per gestire tale adempimento, precisando che il datore di lavoro può ottemperare agli obblighi di comunicazione attraverso il caricamento di due file:

  • un’autocertificazione con l’elenco dei lavoratori in regime di smart working;
  • un tabella excel contenente i seguenti dati: codice fiscale del datore di lavoro, codice fiscale del lavoratore insieme al relativo nome, cognome, data e comune di nascita, n. di PAT e voce di tariffa Inail applicata, insieme alla data di inizio e fine del periodo di applicazione dello smart working “emergenziale”.

Le funzioni dello Smart Working durante l’emergenza sanitaria

L’emergenza sanitaria e le conseguenti restrizioni sulla circolazione delle persone hanno accelerato il diffondersi dello smart working. Le aziende, per evitare l’interruzione del lavoro a seguito dei provvedimenti di lockdown, hanno approfittato della semplificazione normativa introdotta dal Governo sul lavoro agile e permesso a molti lavoratori di svolgere la prestazione lavorativa da casa.

Con la Fase 2 e l’allentamento delle restrizioni, la modalità di lavoro agile ha costituito un importante strumento per evitare gli assembramenti in azienda e quindi per garantire il distanziamento sociale tra i lavoratori, quale misura necessaria per la sicurezza sul lavoro e soprattutto per la salute della collettività.

Il Governo e i sindacati hanno quindi raccomandato fortemente l’utilizzo del lavoro agile nel Protocollo per il contrasto e il contenimento della diffusione del Covid-19 negli ambienti di lavoro del 24 aprile 2020. Successivamente, con il Decreto Rilancio, il Governo ha concesso ai genitori di figli minori di 14 anni il diritto di svolgere la prestazione lavorativa a distanza, con l’obiettivo favorire e conciliare il lavoro con la cura dei figli da parte dei genitori, in assenza delle ordinarie attività educative.

Il diritto al lavoro agile è concesso, salvo che l’altro genitore non lavori oppure non benefici di uno strumento di sostegno al reddito (es. CIG, Naspi, ecc.). In questi casi, infatti, la possibilità per uno dei due genitori di occuparsi dei figli, fa venire meno il diritto al lavoro agile per l’altro genitore. Salvo ulteriori proroghe, attualmente la durata del diritto è corrispondente alla durata di cessazione dello stato di emergenza epidemiologica da COVID–19, fissata ad oggi, il 15 ottobre 2020.

Infine, con il Decreto Legge, 8 settembre 2020, n. 111, recante “disposizioni urgenti per far fronte a indifferibili esigenze finanziarie e di sostegno per l’avvio dell’anno scolastico, connesse all’emergenza epidemiologica da COVID-19”, il Governo ha introdotto il diritto a svolgere la prestazione di lavoro in modalità’ agile per il periodo corrispondente alla durata della quarantena del figlio convivente di età inferiore a 14 o parte di esso. A tal proposito, è bene sottolineare che nel caso in cui fosse imposta una sorveglianza con isolamento fiduciario (quarantena) con conseguente certificato di malattia, le aziende devono interrompere qualsiasi forma di lavoro agile, considerandolo in malattia.

Testo di Andrea Garantola

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